Приложение №1

к Постановлению главы района

№664 от 22.12.2011г.

Административный регламент

предоставления архивным отделом администрации Пеновского района муниципальной услуги по информационному обеспечению, удовлетворению прав на архивную информацию граждан и организаций, исполнению запросов социально-правового и тематического характера

Раздел I. Общие положения

1. Административный регламент определяет порядок муниципальной услуги по информационному обеспечению, удовлетворению прав на архивную информацию граждан и организаций, исполнению запросов социально-правового и тематического характера, (далее–регламент) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги.

Регламент устанавливает единые требования к предоставлению муниципальной услуги и несет заявительный характер обращения за предоставлением муниципальной услуги.

2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

- Положением об архивном отделе администрации Пеновского района;

- Уставом муниципального образования «Пеновский район».

3. Муниципальная услуга предоставляется сотрудниками архивного отдела администрации Пеновского района.

4. При предоставлении муниципальной услуги осуществляется взаимодействие с органами местного самоуправления, филиалами Пенсионного фонда Российской Федерации и стран СНГ, учреждениями, предприятиями, организациями, другими государственными и муниципальными архивами и т.д.

5 Информация и консультации по предоставлению муниципальной услуги могут быть получены в архивном отделе администрации Пеновского района (далее – Отдел), сведения о котором представлены в приложении 1 к настоящему административному регламенту.

6 Результатом предоставления муниципальной услуги является:

- архивная справка, архивная выписка, архивная копия;

- письмо-уведомление о переадресовании запроса в организации, учреждения, в которых находятся на хранении документы, необходимые для исполнения запроса;

- уведомление об отсутствии запрашиваемых сведений либо о необнаружении документов (отрицательный ответ).

Раздел II. Стандарт предоставления муниципальной услуги по информационному обеспечению, удовлетворению прав на архивную информацию граждан и организаций, исполнению запросов социально-правового и тематического характера

Подраздел I. Общее описание муниципальной услуги.

Глава 1. Наименование исполнителя муниципальных услуг

7. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом администрации Пеновского района (далее – Отдел) сведения о котором представлены в приложении 1 к административному регламенту.

Глава 2. Описание результата предоставления муниципальной услуги

8. Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является:

- архивная справка, архивная выписка, архивная копия;

- письмо-уведомление о переадресовании запроса в организации, учреждения, в которых находятся на хранении документы, необходимые для исполнения запроса;

- уведомление об отсутствии запрашиваемых сведений либо о необнаружении документов (отрицательный ответ).

Процедура рассмотрения запроса завершается путем направления заявителю результата рассмотрения запроса в письменной форме или при личном обращении.

Глава 3. Описание получателей муниципальной услуги

9. Получателями муниципальной услуги являются юридические и физические лица (далее – заявители), обратившиеся на законных основаниях за муниципальной услугой.

Глава 4. Перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги.

10. Для получения муниципальной услуги необходимо личное обращение и (или) направление индивидуальных и коллективных запросов в Отдел (Приложение №__).

Глава 5. Требования, предъявляемые к документам

11. Заявление на получение муниципальной услуги, оформляется согласно форме, представленной в приложении (Приложение №) к административному регламенту.

12. Заявление может быть заполнено от руки или машинописным способом, распечатано посредством электронных печатающих устройств. Заявление составляется в одном экземпляре - подлиннике, подписывается заявителем или его доверенным лицом и заверяется печатью в случае, если заявителем является организация (учреждение).

13. Заявитель вправе указать в заявлении дополнительную контактную информацию, облегчающую взаимодействие с архивным отделом администрации Пеновского района (номера контактных телефонов/факсов, адрес электронной почты).

Глава 6. Срок предоставления муниципальной услуги

14. Запрос подлежит обязательной регистрации в день поступления его в Отдел.

15. Запросы заявителей, поступившие в Отдел, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель Отдела вправе продлить срок рассмотрения запроса не более чем на 30 дней, уведомив заявителя о продлении срока рассмотрения.

16. При поступлении в Отдел запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Отдел в 5-дневный срок запрашивает у заявителя необходимую информацию.

17. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Отделе документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, уведомив об этом заявителя.

18. При исполнении повторного запроса или составления по просьбе заявителя справки, аналогичной ранее выданной, сотрудники Отдела проверяют соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включают их в повторно выдаваемую архивную справку.

Глава 7. Информация о платности муниципальной услуги

19. Предоставление муниципальной услуги осуществляется на безвозмездной основе.

Глава 8. Перечень правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги

20. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

- Положением об архивном отделе администрации Пеновского района;

- Уставом муниципального образования «Пеновский район».

Подраздел II. Способы получения информации о порядке предоставления муниципальной услуги

Глава 9. Способы получения информации

21. Информация о порядке и процедуре предоставления муниципальной услуги сообщается при личном или письменном обращении получателей муниципальной услуги, включая обращение по телефону, размещается на сайте администрации Пеновского района Тверской области) в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, в местах предоставления муниципальной услуги.

Глава 10. Информирование при личном обращении

22. Информирование по вопросам получения муниципальной услуги осуществляется сотрудниками архивного отдела, предоставляющими муниципальную услугу, по следующим вопросам:

а) перечню документов, необходимых для получения муниципальной услуги, комплектности (достаточности) представленных (представляемых) документов;

б) заполнению заявления о предоставлении муниципальной услуги;

в) источнику получения документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги (орган, организация и их местонахождение);

г) процедуре предоставления муниципальной услуги;

д) времени и месту приема заявителей;

е) срокам оказания муниципальной услуги;

ж) порядку обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги;

з) иным вопросам, имеющим отношение к порядку предоставления муниципальной услуги.

23. В случае, если для подготовки ответа требуется определенное время,
можно предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в другое удобное для заявителя время для устного информирования с учетом режима работы Отдела и времени, необходимого для подготовки данной информации.

При информировании посредством личного обращения сотрудники Отдела обязаны принять заявителя в соответствии с режимом работы Отдела.

При информировании по письменным запросам, ответ оформляется на бланке Отдела, подписывается руководителем Отдела с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя, при необходимости заверяется печатью отдела и направляется в виде почтового отправления на адрес заявителя.

Глава 11. Телефонная консультация

24. При ответах на телефонные звонки сотрудник архивного отдела, предоставляющий муниципальную услугу, подробно и в вежливой (корректной) форме информирует обратившегося по интересующим его вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

25. Время разговора по телефону не должно превышать 10 минут.

26. В случае если у сотрудника, принявшего звонок, отсутствует возможность самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другого сотрудника архивного отдела или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Глава 12. Размещение информации в местах предоставления муниципальной услуги

27. На информационных стендах в местах предоставления муниципальной услуги размещается следующая информация:

а) извлечения из правовых актов, содержащих положения, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;

б) блок-схемы и краткое описание порядка предоставления муниципальной услуги;

в) перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги;

г) образцы заполнения заявлений для предоставления муниципальной услуги;

д) сроки предоставления муниципальной услуги;

е) схема размещения сотрудников, предоставляющих муниципальную услугу;

ж) время приема документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

з) основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

и) порядок получения консультаций и записи на прием к должностным лицам архивного отдела;

к) порядок обжалования решений и действий (бездействия) архивного отдела, а также должностных лиц, муниципальных служащих;

л) раздаточные материалы, содержащие перечень требуемых документов; сведения о архивном отделе, указанные в приложении 1 к административному регламенту.

Глава 13. Размещение информации в информационно-телекоммуникационной сети Интернет

28. На сайте администрации Пеновского района Тверской области в информационно-телекоммуникационной сети Интернет размещается следующая информация:

а) извлечения из правовых актов, содержащих положения, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;

б) перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

в) образцы оформления заявлений для предоставления муниципальной услуги;

г) форма заявления с возможностью заполнения и распечатывания;

д) сроки предоставления муниципальной услуги;

е) ответы на часто задаваемые вопросы;

ж) схема проезда до архивного отдела;

з) режим работы сотрудников архивного отдела;

и) порядок записи на прием к должностным лицам архивного отдела.

29. На Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Тверской области размещается следующая информация:

а) полное и краткое наименование муниципальной услуги;

б) полное и краткое наименование архивного отдела администрации Пеновского района Тверской области);

в) органы и организации, участвующие в предоставлении муниципальной услуги;

г) результат оказания муниципальной услуги;

д) правовые акты, регламентирующие предоставление муниципальной услуги;

е) порядок получения консультации по процедуре предоставления муниципальной услуги;

ж) перечень и формы документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

з) сведения о платности муниципальной услуги;

и) требования к местам предоставления муниципальной услуги;

к) описание административных процедур;

л) блок-схема предоставления муниципальной услуги;

м) порядок обжалования решений и действий (бездействия) архивного отдела, а также должностных лиц, муниципальных служащих;

н) основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

Глава 14. Информирование о муниципальной услуге при письменном обращении (почтой, по электронной почте)

30. При информировании о муниципальной услуге по письменным запросам заявителей ответ направляется почтой в адрес заявителя в срок, не превышающий 15 рабочих дней с момента поступления письменного запроса.

31. При информировании о муниципальной услуге в форме ответов по электронной почте ответ на обращение отправляется по электронной почте на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 15 рабочих дней с момента поступление обращения.

32. Ответ на запрос должен содержать: ответ на поставленные вопросы, фамилию, инициалы имени и отчества и номер телефона исполнителя. Письменный ответ подписывается руководителем архивного отдела Пеновского района Тверской области, ответ по электронной почте удостоверяется электронно-цифровой подписью руководителя администрации района.

Подраздел III. Порядок получения муниципальной услуги

Глава 15. Последовательность действий получателя муниципальной услуги и архивного отдела.

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация запросов;

- анализ тематики поступивших запросов;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

- отправка или предоставление заявителям архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос.

33. Прием и регистрация запросов

Поступившие в Отдел письменные запросы заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке. Результатом административного действия является проставление на запросах регистрационных номеров и дат регистрации.

Регистрация запроса считается основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

Регистрация запросов ведется в журналах регистрации социально-правовых и тематических запросов отдельно.

В журнал заносится следующая информация: фамилия, имя, отчество заявителя или наименование организации, суть обращения (в краткой форме), результат рассмотрения обращения (положительный, отрицательный), отметка о получении.

При выполнении запроса вносится исходящий номер, дата исполнения, при получении заявитель ставит свою подпись.

34. Анализ тематики поступивших запросов

Руководитель отдела осуществляет анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом собственных профессиональных навыков и имеющегося в Отделе научно-справочного аппарата и информационного материала.

Результатом административного действия является:

- продолжение работы с запросом в установленном порядке;

- направление запроса в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации;

- приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления в Отдел дополнительных сведений, с уведомлением об этом заявителя в течение 5 дней с момента регистрации;

- отказ в исполнении запроса с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации.

35. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов

Исполнение запросов осуществляется при помощи имеющегося научно-справочного аппарата и документов постоянного хранения и по личному составу, находящихся на архивном хранении Отдела.

Исполнение запросов производится в соответствии должностными инструкциями сотрудников Отдела.

Для составления архивной справки, архивной выписки или архивной копии сотрудник ведет поиск необходимой информации в следующей последовательности:

1) по описям архивного фонда уточняет крайние даты дел, находящихся на хранении в Отделе;

2) по описи найденного фонда отмечает номера дел, необходимых для исполнения данного запроса;

3) в архивохранилище осуществляет поиск дел;

4) в найденных делах ведет поиск необходимой информации;

5) на обороте бланка запроса пишет от руки номера фонда, описи, дела и листов;

6) полученную информацию обрабатывает и печатает справку на компьютере.

36. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия составляются с обозначением названия информационного документа «Архивная справка», «Архивная выписка», «Архивная копия».

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Отдела.

Архивные справки оформляются на бланке администрации Пеновского района. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

Архивная справка подписывается руководителем архивного отдела, заверяется гербовой печатью администрации района, на ней проставляется номер и дата составления, внизу указываются фамилия и номер телефона исполнителя.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются, на каждом листе проставляется штамп «Копия верна». Архивная копия подписывается руководителем Отдела и заверяется печатью Отдела.

При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке Отдела. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ или справку. Ответ подписывается руководителем Отдела, при необходимости заверяется печатью.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).

Результатом административного действия является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка, архивная выписка, архивная копия. Срок оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.

37. Отправка или предоставление архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос:

Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.

Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу только на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.

Результатом административного действия является подпись заявителя (или его доверенного лица) в журнале регистрации запросов о получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии с указанием даты получения и расшифровки фамилии.

Глава 16. Альтернативные способы получения муниципальной услуги

38. Получатели муниципальной услуги помимо личной подачи документов, необходимых для ее получения, могут обратиться за получением муниципальной услуги путем направления документов почтовым отправлением, подачи документов через представителя.

Глава 17. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

39. Решение об отказе в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги принимается в случае, если:

а) заявитель представил неполный комплект документов, необходимых для получения муниципальной услуги и предусмотренных главой 4 подраздела I раздела II административного регламента;

б) заявитель представил документы, содержащие противоречивые или недостоверные, сведения;

в) документы не соответствуют требованиям, указанным в главе 5 подраздела I раздела II административного регламента.

г) документы исполнены карандашом либо имеют подчистки, приписки, зачеркнутые слова или иные, не оговоренные в них исправления, а также документы с серьезными повреждениями, не позволяющими однозначно истолковать их содержание;

д) заявитель не является получателем муниципальной услуги (заявление от имени получателя муниципальной услуги подано лицом, не имеющим на то полномочий);

Глава 18. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

40. Отсутствие запрашиваемой информации;

41. Уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги с указанием причин отказа направляется заявителю в письменной форме в 3-дневный срок со дня принятия архивным отделом такого решения. В случае личного обращения заявитель информируется об отказе в предоставлении услуги в случаях, предусмотренных административным регламентом, непосредственно по месту предоставления услуги.

Подраздел IV. Требования к удобству и комфортности

Глава 19. Требования к графику приема заявителей

42. Часы приема получателей муниципальной услуги сотрудниками архивного отдела указаны в приложении 1 к административному регламенту.

Глава 20. Требования к срокам ожидания при получении муниципальной услуги

43. Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов не должно превышать 30 минут при наличии сидячих мест для ожидающих лиц и 15 минут при отсутствии сидячих мест для ожидающих лиц.

Глава 21. Требования к зданию (помещению), в котором предоставляется муниципальная услуга

44. Архивный отдел администрации Пеновского района Тверской области должен быть расположен в пределах десятиминутной пешей доступности взрослого здорового человека от остановки общественного транспорта (при его наличии);

45. Центральный вход в здание должен быть оборудован информационным стендом, содержащим следующую информацию об архивном отделе:

а) наименование;

б) место нахождения;

в) режим работы.

42. В случае отсутствия технических возможностей оборудования здания с учетом потребностей лиц с ограниченными возможностями, муниципальная услуга предоставляется путем выезда соответствующего специалиста к заявителю или альтернативным способом (почтой, через представителя, через Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Тверской области).

Глава 22. Требования к местам ожидания приема

46. Места ожидания непосредственного взаимодействия с сотрудниками архивного отдела в связи с предоставлением муниципальной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим требованиям, предусмотренным для общественных помещений.

47. В местах ожидания приема для предоставления муниципальной услуги должны быть предусмотрены сидячие места для посетителей. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

48. В местах ожидания и непосредственного представления муниципальной услуги должны быть соблюдены требования по освещенности и вентиляции, для посетителей должен быть обеспечен свободный доступ в санитарно-бытовые помещения.

49. Места, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами, стульями и столами. На столах должны быть ручки, бумага для возможности оформления документов, на информационных стендах - образцы и бланки заявлений.

50. Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими указателями с автономными источниками бесперебойного питания. В местах предоставления муниципальной услуги на видном месте размещаются схемы размещения средств пожаротушения и путей эвакуации посетителей и сотрудников архивного отдела.

51. В помещении архивного отдела получателям муниципальной услуги должна быть предоставлена возможность копирования необходимых для предоставления муниципальной услуги документов по ценам, не превышающим среднерыночную цену услуг по копированию.

Глава 23. Требования к местам приема заявителей

52. Места предоставления муниципальной услуги оборудуются:

а) противопожарной системой и средствами пожаротушения;

б) системой охраны.

53. Места приема заявителей должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:

а) номера кабинета;

б) фамилии, имени, отчества и должности сотрудника, осуществляющего прием заявителей;

в) времени перерыва на обед, технического перерыва.

54. Рабочее место сотрудника архивного отдела осуществляющего прием заявителей, оснащается настенной вывеской или настольной табличкой с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

55. Помещения для приема заявителей оборудуются в виде отдельных кабинетов для каждого ведущего прием сотрудника, а при отсутствии такой возможности - в виде кабинетов, в которых ведут прием несколько сотрудников.

Подраздел V. Защита интересов получателя муниципальной услуги

Глава 24. Порядок подачи предложений по улучшению качества обслуживания

56. Заинтересованные лица имеют право подать свои предложения по улучшению качества обслуживания при предоставлении муниципальной услуги.

57. Предложения могут быть поданы в архивный отдел следующими способами:

а) по телефонам, номера которых указаны в приложении 1 к административному регламенту;

б) направлены в письменном или электронном виде с пометкой «Предложения по улучшению обслуживания» по адресу или электронному адресу, указанному в приложении 1 к административному регламенту;

в) на сайт администрации Пеновского района Тверской области) в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, адрес которого указан в приложении 1 к административному регламенту;

г) лично сотруднику архивного отдела, ответственному за прием предложений.

58. Предложения могут быть направлены с указанием заявителя и его контактных данных или анонимно.

59. Поступившие предложения подлежат регистрации в течение трех дней с момента поступления.

60. В случае предоставления контактных данных заявителю направляется уведомление о получении предложений с указанием регистрационного номера и даты регистрации предложения.

61. Не принимаются к рассмотрению предложения, содержащие нецензурные или оскорбительные выражения либо не относящиеся к вопросам, регулируемым административным регламентом.

62. Поступившие предложения используются при подготовке изменений в административный регламент.

Глава 25. Требования соблюдения конфиденциальности

63. Архивный отдел, предоставляющий муниципальную услугу, обязан обеспечить защиту сведений о фактах, событиях и обстоятельствах жизни получателя муниципальной услуги, позволяющих идентифицировать его личность, в том числе путем обеспечения конфиденциальности информации на всех этапах взаимодействия с получателем муниципальной услуги.

64. Сведения о факте обращения за получением муниципальной услуги, содержании представленных данных и полученного ответа могут быть предоставлены получателю муниципальной услуги, его представителю или правопреемнику при предъявлении документов, подтверждающих полномочия.

Раздел III. Административные процедуры

Подраздел I. Предоставление муниципальной услуги

65. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

а) прием и регистрация запросов;

б) анализ тематики поступивших запросов;

в) поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

г) оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

д) отправка или предоставление заявителям архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос.

66. Блок-схема последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги приведена в приложении 2 к административному регламенту.

Подраздел II. прием и регистрация запросов

Таблица. Характеристики процедуры.

Характеристика
Описание
Юридические факты, являющиеся основанием для начала выполнения процедуры
Подача заявление или обращения юридического или физического лица
Лица, ответственные за выполнение процедуры
Руководитель архивного отдела,

Специалист архивного отдела
Права и обязанности ответственных лиц по выполнению процедуры
Внесение записи (регистрация) в книге регистрации обращений или заявления юридического или физического лица
Максимальная длительность выполнения процедуры
При личном обращении заявителя – 30 минут
Формы и порядок

контроля за выполнением процедуры
Текущий контроль в форме проверок руководителем архивного отдела
Способ фиксации результата выполнения процедуры
Регистрация заявлений/обращений юридических или физических лиц в книге регистрации:

- в случае личной явки заявителя – прием документов,

- в случае отказа в приеме документов – оформление отказа,

- в случае получения обращения по почте - регистрация запроса.
Результат выполнения процедуры
Прием заявления/обращения юридического или физического лица

 

Подраздел III. анализ тематики поступивших запросов

Таблица. Характеристики процедуры.

Характеристика
Описание
Юридические факты, являющиеся основанием для начала выполнения процедуры
Наличие зарегистрированного заявления/обращения юридических или физических лиц
Лица, ответственные за выполнение процедуры
Руководитель архивного отдела,

Специалист архивного отдела
Права и обязанности ответственных лиц по выполнению процедуры
Анализ тематики поступивших заявлений/обращений юридических или физических лиц:

- социально-правовые запросы,

- тематические запросы
Максимальная длительность выполнения процедуры
1 (один) час с момента регистрации заявления/обращения
Формы и порядок

контроля за выполнением процедуры
Текущий контроль в форме проверок руководителем архивного отдела
Способ фиксации результата выполнения процедуры
-----
Результат выполнения процедуры
Определение тематики поступившего запроса/заявления юридического или физического лица, работа с непрофильными запросами, оформление отрицательных ответов

Подраздел IV. поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов

Таблица. Характеристики процедуры.

Характеристика
Описание
Юридические факты, являющиеся основанием для начала выполнения процедуры
Получение зарегистрированных заявлений/обращений юридических или физических лиц
Лица, ответственные за выполнение процедуры
Руководитель архивного отдела,

Специалист архивного отдела
Права и обязанности ответственных лиц по выполнению процедуры
Поиск соответствующих информационных и архивных документов
Максимальная длительность выполнения процедуры
25 календарных дня со дня регистрации заявления/обращения, возможно продление срока выполнения запроса
Формы и порядок

контроля за выполнением процедуры
Текущий контроль в форме проверок руководителем архивного отдела
Способ фиксации результата выполнения процедуры
-----
Результат выполнения процедуры
Наличие необходимой информации и архивного документа, необходимого для исполнения заявления/обращения юридического или физического лица, или установление факта отсутствия информации или архивного документа необходимого для исполнения поступившего запроса

 

Подраздел V. оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

Таблица. Характеристики процедуры.

Характеристика
Описание
Юридические факты, являющиеся основанием для начала выполнения процедуры
Наличие зарегистрированных заявлений/обращений юридических или физических лиц
Лица, ответственные за выполнение процедуры
Руководитель архивного отдела,

Специалист архивного отдела
Права и обязанности ответственных лиц по выполнению процедуры
Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий
Максимальная длительность выполнения процедуры
3 календарных дня со дня получения соответствующих информационных и архивных документов
Формы и порядок

контроля за выполнением процедуры
Текущий контроль в форме проверок руководителем архивного отдела
Способ фиксации результата выполнения процедуры
Внесение соответствующей записи в Книгу регистрации обращений/заявлений юридических и физических лиц
Результат выполнения процедуры
Заверенные печатью администрации МО «Пеновский район» архивная справка, архивная выписка, архивная копия

 

Подраздел VI. отправка или предоставление заявителям архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос

Таблица. Характеристики процедуры.

Характеристика
Описание
Юридические факты, являющиеся основанием для начала выполнения процедуры
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия
Лица, ответственные за выполнение процедуры
Руководитель архивного отдела,

Специалист архивного отдела
Права и обязанности ответственных лиц по выполнению процедуры
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия вручается лично юридическому или физическому лицу, либо высылается почтовым отправлением
Максимальная длительность выполнения процедуры
1 календарный день со дня получения заверенных печатью администрации МО «Пеновский район» архивной справки, архивной выписки, архивной копии

Формы и порядок

контроля за выполнением процедуры
Текущий контроль в форме проверок руководителем архивного отдела
Способ фиксации результата выполнения процедуры
Внесение соответствующей записи в Книгу регистрации об отправке или выдаче архивных копий/выписок/справок
Результат выполнения процедуры
Отправление или предоставление архивной справки/копии/выписки:

1. в случае личного обращения – выдача ответа заявителю

2. в случае получения обращения по почте – отправление архивной справки/копии/выписки по почте, в том числе по электронной почте

3. в случае отрицательного результата – отказ в предоставлении услуги

 

Раздел IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

67. Персональная ответственность сотрудников архивного отдела участвующих в предоставлении муниципальной услуги, закрепляется в их должностных регламентах, разработанных в соответствии с требованиями действующего законодательства.

68. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений сотрудниками, участвующими в предоставлении муниципальной услуги, осуществляется заместителем главы Пеновского района, курирующего архивный отдел.

69. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения сотрудниками, участвующими в предоставлении муниципальной услуги, положений административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Тверской области, правовых актов муниципального образования Тверской области.

Периодичность осуществления текущего контроля составляет 1 раз в год.

70. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав физических и юридических лиц, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения физических и юридических лиц, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) сотрудников архивного отдела.

71. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав физических и юридических лиц осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

72. Проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги осуществляются на основании постановления (распоряжения) главы Пеновского района.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы администрации Пеновского района и внеплановыми.

При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

73. Для проведения проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются должностные лица администрации Пеновского района.

74. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. Справка подписывается всеми членами комиссии.

75. Несоблюдение требований настоящего административного регламента сотрудниками архивного отдела влечет их дисциплинарную и иную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) (указывается наименование органа местного самоуправления Пеновского района Тверской области) а также должностных лиц, муниципальных служащих

76. Физические и юридические лица, вправе обжаловать решения и действия (бездействия) архивного отдела, а также должностных лиц, муниципальных служащих в досудебном (внесудебном) и судебном порядке.

77. При обжаловании в досудебном порядке физические и юридические лица, имеют право направить свое обращение вышестоящему должностному лицу администрации Пеновского района Тверской области (заместителю главы района, главе района).

78. Физические и юридические лица имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу (претензию).

79. Должностные лица администрации Пеновского района проводят личный прием заявителей (по предварительной записи). Запись заявителей проводится при личном обращении в администрацию Пеновского района Тверской области или с использованием средств телефонной связи по номерам телефонов, которые размещаются на сайте администрации Пеновского района Тверской области в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

80. Секретарь администрации района, осуществляющий запись заявителей на личный прием, информирует заявителя о дате, времени, месте приема, должности, фамилии, имени и отчестве должностного лица, осуществляющего прием.

81. Если обращение подается в письменной форме, оно должно содержать:

а) наименование органа, в который направляется обращение, либо фамилию, имя, отчество должностного лица, либо должность лица, которому адресуется обращение;

б) полное наименование юридического лица, подающего жалобу, либо фамилию, имя, отчество (при наличии) его руководителя (либо должность иного уполномоченного лица), - в случае подачи жалобы юридическим лицом, либо фамилию, имя, отчество (при наличии) физического лица, - в случае подачи жалобы физическим лицом;

в) почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации;

г) суть обращения;

д) подпись руководителя (иного уполномоченного лица) юридического лица, - в случае подачи жалобы юридическим лицом, либо подпись физического лица, - в случае подачи жалобы физическим лицом;

е) дату.

82. К обращению могут быть приложены копии документов, подтверждающих изложенную в нем информацию.

83. При обращении заявителей в письменной форме срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения.

84. В исключительных случаях (при принятии решения о проведении служебной проверки, направлении запросов в иные органы или организации) срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней, о чем в обязательном порядке уведомляется заявитель.

85. Рассмотрение обращения не может быть поручено лицам, действия (бездействие) которых обжалуется.

86. В случае если обращение является обоснованным, по фактам, изложенным в обращении, должна быть назначена служебная проверка в отношении сотрудников архивного отдела.

87. По результатам рассмотрения обращения должностным лицом администрации Пеновского района Тверской области принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении жалобы.

88. Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю почтовым отправлением.

89. Ответ на обращение не дается в случаях, указанных в Федеральном законе от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

90. Сообщение о невозможности предоставления ответа на обращение по существу поставленных в нем вопросов в случаях, указанных в Федеральном законе от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», направляется заявителю не позднее 15 дней с момента получения обращения с указанием причин.

91. В случае если в обращении содержится вопрос, на который автору обращения ранее давались письменные ответы по существу и в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель администрации Пеновского района Тверской области) вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

92. Заявители могут сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных решениях, действиях или бездействии должностных лиц, нарушении положений административного регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики путем направления письменного обращения почтовый связью на адрес администрации Пеновского района Тверской области, на сайт администрации Пеновского района Тверской области в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, по электронной почте, по телефонам, адреса и номера которых указаны в приложении 1 к административному регламенту.

93. Сообщение заявителя должно содержать следующую информацию:

а) фамилию, имя, отчество (при наличии) физического лица (наименование юридического лица), которым подается сообщение, адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения;

б) наименование органа, должность, фамилию, имя и отчество должностного лица (при наличии информации), решение, действия (бездействие) которого нарушает права и законные интересы заявителя;

в) суть нарушенных прав и законных интересов, противоправного решения, действий (бездействия);

г) сведения о способе информирования заявителя о принятых мерах по результатам рассмотрения его сообщения.

94. Физические и юридические лица, вправе обжаловать решения и действия (бездействия) администрации Пеновского района Тверской области) а также должностных лиц, муниципальных служащих в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.